Il Revenue Management: tips per la raccolta dei dati

All’interno di questo articolo, abbiamo riunito alcuni suggerimenti e riflessioni in merito alla raccolta dei dati ai fini dell’elaborazione di un forecast strategico.

Come abbiamo visto, gli indici devono essere raccolti in maniera coerente, semplice e chiara e possibilmente con una frequenza regolare.

Il primo passo da compiere – quindi – è decidere come vogliamo impostare la raccolta dei KPI di modo da mantenere sempre gli stessi parametri.

La decisione in merito all’IVA è piuttosto soggettiva e poco importante ai fini statistici: o la mettiamo sempre o non la calcoliamo mai, ma in ogni caso i dati devono essere coerenti.

Per quanto riguarda la prima colazione, dipende molto dalla modalità di vendita della struttura stessa, ma in linea generale si consiglia di calcolare i ricavi camera sulla produzione camera pura, quindi scorporata da ogni eventuale extra. Allo stesso modo, quindi, le tariffe Half Board, Full Board e i pacchetti dovranno essere scorporate da qualsiasi extra che non faccia riferimento al puro importo dell’accommodation.

Per quanto riguarda le commissioni, il discorso è un pò più articolato e anche l’ottenimento del dato finale corretto necessita di qualche riflessione aggiuntiva. 

Vogliamo analizzare i dati netti della nostra produzione? Andremo quindi a lavorare al netto delle commissioni delle Agenzie di Viaggio, dei portali online (OTA), dei grossisti (wholesalers, bedbanks) e dei tour operator.

Il nostro scopo invece è quello di ottenere informazioni sulla tariffa di vendita lorda? Il dato che andremo ad analizzare sarà quindi comprensivo delle commissioni dei vari players del settore.

In linea generale, al fine di osservare le perfomance di produttività e redditività della struttura, si consiglia di lavorare al netto delle commissioni di vendita. Per fare ciò, bisogna però analizzare come le prenotazioni dei vari operatori vengano inserite a sistema (in maniera diretta e automatica nel caso di interfaccia con un Channel Manager o manualmente nel caso di inserimento su PMS da parte degli addetti al ricevimento/back office/booking office).

I portali online (OTA) inviano le prenotazioni in modo diverso da portale a portale: Booking.com ad esempio invia le prenotazioni al lordo delle commissioni; Expedia ETP invia l’importo al netto delle commissioni etc.

Le prenotazioni tramite agenzie di viaggio vengono di norma inserite manualmente al lordo delle commissioni, che possono variare da agenzia ad agenzia in base agli accordi di collaborazione.

I tour operator e grossisti che vendono tariffe FIT non ricevono commissioni sulle prenotazioni perchè ognuno lavora a mezzo listini non commissionabili che vengono concordati a monte, prima dell’inizio della stagione.

In fase di estrazione dei dati dal PMS, quindi, bisogna fare molta attenzione a calcolare il giusto importo delle vendite, netto o lordo commissione che sia.

Qui di seguito un esempio (molto semplificato) delle differenze che possiamo ottenere in base a come estrapoliamo ed elaboriamo i dati.

Come si evince facilmente dalla semplificazione sopra riportata, otteniamo risultati molto diversi in base al modo in cui elaboriamo i dati estratti dal nostro PMS.

Calcolare le tariffe in modo corretto e coerente risulta poi fondamentale per una serie di innumerevoli ragionamenti che il Revenue Manager andrà ad effettuare su questi dati, uno su tutti la strategia di nesting da applicare alla struttura, ad esempio. 

COMMISSION OVERRIDE

Bisognerebbe poi fare un discorso a parte anche per i “commission override”, ovvero una percentuale di commissione aggiuntiva da calcolare in base a obiettivi di fatturato. 

Esempio: l’operatore X concorda con la struttura Y il 22% di commissione. Nel caso in cui l’operatore raggiunga un fatturato annuo superiore a 10.000€ allora la commissione subirà un override dell’1%, quindi a fine anno il fatturato totale sarà ricalcolato al 23% di commissione, e così via.

SEGMENTAZIONE DEI DATI

Una volta definiti i parametri di partenza, è necessario comprendere le necessità di analisi della propria struttura.

Il grado di granularità dei dati che andiamo a estrapolare dal PMS dipenderà da molteplici fattori: 

• la qualità del PMS stesso e la sua capacità di segmentazione dei dati
• la vocazione e le dimensioni della struttura
• i mercati di riferimento 
• la frammentazione dei canali di vendita dell’hotel

e così via.

PROPERTY MANAGEMENT SYSTEM (PMS)

I PMS non sono tutti uguali e di conseguenza i dati che possiamo ottenere dipendono dalla qualità stessa del software e dalla precisione di inserimento da parte degli operatori di riferimento.

I principali reports utili alla disciplina di Revenue Management, dovranno contenere i KPI fondamentali a livello annuale, mensile e giornaliero e la possibilità di un confronto SPIT (same point in time, ovvero pari data).

I dati forniti dal sistema dovranno poi essere divisi tra consuntivo (fino alla data di ieri) e previsionale (a partire dalla data di oggi).

Nei prossimi articoli di formazione parleremo in maniera più approfondita proprio di come estrapolare e raccogliere i dati in file organizzati e chiari.