Pre Check-In in Hotel: quali sono i vantaggi?
L’attesa al momento del check-in rappresenta da tempo un nodo da sciogliere per gli albergatori che si pongono come obiettivo la massima soddisfazione dei propri ospiti.
All’arrivo in hotel, infatti, bisogna necessariamente procedere con la registrazione dei propri documenti. Questa procedura può durare più o meno tempo, in base a diversi fattori, tra i quali il principale è sicuramente la concentrazione del flusso di arrivi in struttura.
Nei periodi di alto flusso, determinati da diverse cause da struttura a struttura, il momento del check-in può creare tempi di attesa medio-lunghi che possono causare code e affollamento all’interno della hall.
A chi piace stare in fila decine di minuti per attendere di presentare i propri documenti, con le valigie in mano e la voglia di andare a rilassarsi in camera?
Chiaramente, nessun addetto all’ospitalità vorrebbe far iniziare il soggiorno al proprio ospite con un disservizio come l’attesa del check-in e la fila alla reception per la registrazione.
Oggigiorno, l’emergenza sanitaria in corso rende questo tema ancora più attuale, data la necessità di distanziamento sociale che stiamo vivendo. Questo è un momento di piccole e grandi ristrutturazioni per gli alberghi, che porta a riflessioni anche a livello funzionale delle infrastrutture a disposizione degli ospiti.
Per quanto riguarda la gestione degli arrivi la tecnologia offre il suo aiuto: è possibile quindi semplificare questo processo per evitare gli assembramenti e cercare anche di offrire un’esperienza di check-in migliore?
CHECK-IN ONLINE
Un albergatore che sceglie di affidarsi alla tecnologia lo fa essenzialmente per 3 motivi principali:
- migliore gestione di pratiche obbligatorie
- assistenza al personale dedicato al servizio in oggetto
- migliore esperienza di soggiorno per i propri ospiti
Ovviamente in questo senso i temi sono molteplici, ma in questa breve lettura ci concentreremo sugli aspetti del check-in.
I momenti della vita alberghiera non sono tutti uguali: a volte è facile coccolare gli ospiti al loro arrivo, fornire loro tutte le informazioni necessarie al soggiorno, offrire qualcosa da bere… altre volte invece il flusso di arrivi contemporanei non ci concede tanto spazio e il risultato spesso è la necessità di velocizzare la procedura di check-in al fine di smaltire la fila nel più breve tempo possibile, evitando di condizionare il soggiorno degli ospiti appena arrivati in struttura.
A questo proposito esistono software dedicati per offrire la possibilità agli ospiti di registrarsi autonomamente da casa tramite il check-in online, così come fanno le compagnie aeree ormai già da molti anni.
Una volta in hotel, per il receptionist sarà sufficiente confermare l’esattezza dei dati inseriti, velocizzando quindi il processo di registrazione.
CUSTOMER JOURNEY
Il “customer journey” è il percorso che l’ospite compie dal momento in cui effettua una prenotazione per il proprio futuro soggiorno fino al momento in cui torna a casa. In questo processo è importante seguire l’ospite in ogni fase, offrendogli le informazioni “giuste” al momento “giusto”.
Normalmente, al momento della conferma viene inviata una mail riepilogativa della prenotazione effettuata. In questa fase è già possibile offrire l’opportunità di effettuare il check-in online, inserendo i dati del proprio documento (e di tutti coloro che fanno parte della prenotazione stessa).
Oltre all’email di conferma prenotazione si possono sfruttare altri momenti del “customer journey” a questo scopo. Ad esempio è possibile creare delle mail di pre-stay da inviare prima dell’arrivo dell’ospite in struttura in maniera automatica. Queste mail contengono normalmente informazioni utili per il soggiorno, offerte di upgrade, opportunità di cross-selling etc.: perché non sfruttarle per invitare gli ospiti a guadagnare tempo effettuando il check in online?
Esistono molti software in commercio che forniscono questo tipo di servizio alle strutture ricettive: le funzionalità di queste applicazioni ovviamente non si limitano al check-in online, ma offrono agli albergatori molte altre possibilità di ottimizzazione dell’intero “customer journey”.
SODDISFAZIONE
Gli albergatori che hanno già attivato il servizio di pre check-in online si dichiarano soddisfatti della loro scelta, confermando che gli ospiti gradiscono la possibilità di registrarsi autonomamente evitando i lunghi tempi di attesa al momento del loro arrivo in struttura.
Con l’avvento dell’emergenza sanitaria Covid-19 è sicuramente aumentata la percentuale di ospiti che si avvalgono di questo strumento.L’aumento dell’incidenza di ospiti che effettuano il pre check-in, aiuta a snellire l’intera procedura in hotel, portando gli albergatori a revisioni anche estetiche della hall. Vengono infatti sempre meno le barriere tra gli operatori e i loro ospiti, aiutando anche gli addetti all’ospitalità a sentirsi parte integrante della struttura fisica dell’hotel. Il receptionist può andare incontro all’ospite, sistemare le poltrone, il vaso di fiori, le caramelle, sentendosi di fatto parte della lobby stessa.
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